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Esta empresa está cancelando todas las reuniones con más de dos empleados para liberar el tiempo de los trabajadores

La apuesta de Shopify para reducir las reuniones es un enfoque que otras compañías han estado tomando a medida que aumentan las preocupaciones sobre la productividad, el burnout y los crecientes problemas de salud mental.

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Esta empresa está cancelando todas las reuniones con más de dos empleados para liberar el tiempo de los trabajadores
Foto: Unsplash

Cuando los empleados de Shopify regresaron de sus vacaciones el martes por la mañana, comenzaron 2023 con algo de alivio en el calendario. Se les dijo que todas las reuniones periódicas con tres o más personas se cancelarían automáticamente al final del día y que no deberían volver a agregarlas durante al menos dos semanas, si es que lo hacían.

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Después de ese período inicial de dos semanas, “sean muy, muy críticos con lo que está agregando nuevamente”, les instruía el director de operaciones y vicepresidente de productos de Shopify, Kaz Nejatian a los trabajadores en un correo electrónico el martes temprano, instando a las personas a regresar solo las reuniones verdaderamente esenciales a sus calendarios. “La gente se une a Shopify para construir. Para hacer cosas geniales. Para ver que lo que tenían en sus manos se libera para que puedan decir, ‘vaya, yo hice eso’. Las reuniones son un error a lo largo de ese viaje”.

Menos reuniones

La nueva política, que también incluye restablecer los miércoles “sin reuniones” y exigir que las reuniones grandes solo se celebren en un bloque de seis horas los jueves, es parte de un esfuerzo que Nejatian describió como “refactorizar Shopify”, usando un término de software para describir cómo la compañía de comercio global planea volverse más eficiente operativamente en el próximo año.

El correo electrónico describe cómo Shopify, que entre otras cosas ayuda a los comerciantes a configurar sitios de compras en línea, planea aumentar su cadencia para cosas como el envío de actualizaciones de productos y pasar de un ciclo de planificación anual a uno trimestral.

“Esto es en respuesta al hecho de que queremos ser una mejor empresa operativa”, dice Nejatian, especialmente ahora que entra en un año en el que muchos predicen una recesión, señalando que “nuestros clientes son increíblemente juiciosos sobre el uso de los recursos”.

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Shopify superó las expectativas de los analistas en su trimestre más reciente, pero la compañía dijo en julio que estaba despidiendo trabajadores y sus acciones se desplomaron casi un 75% en 2022 a medida que aumentaban las preocupaciones por los gastos en medio de la presión inflacionaria y los consumidores volvían a sus hábitos de compra en persona.

Más políticas para elevar la productividad

La apuesta de Shopify para reducir las reuniones es un enfoque que otras compañías han estado tomando a medida que aumentan las preocupaciones sobre la productividad, el burnout y los crecientes problemas de salud mental. La plataforma de software GitLab tiene días anuales de “limpieza de reuniones” para restablecer qué reuniones periódicas son realmente necesarias. Asana realizó experimentos la primavera pasada llamados “reuniones del fin del mundo” en las que los trabajadores eliminan todas las reuniones y solo vuelven a agregar las que se consideran valiosas. Slack tiene “Focus Fridays” y los ejecutivos han practicado la “bancarrota del calendario” para eliminar y evaluar las reuniones permanentes.

Shopify espera llevar la práctica más allá, requiriendo que todas las reuniones grandes de “manos a la obra” con más de 50 personas se lleven a cabo no más de una vez a la semana durante un período de seis horas los jueves, así como hacer un seguimiento de qué tan bien los gerentes individuales cumplen con la política de no celebrar reuniones los miércoles. También creó un bot que alertará a cualquiera que intente programar una reunión los miércoles para que lo piense dos veces y planea alentar activamente a los trabajadores a cancelar reuniones innecesarias y abandonar grandes grupos de Slack.

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Las reuniones uno a uno permanecerán en los calendarios de los trabajadores, pero tampoco deberían programarse los miércoles, dice la compañía. En total, Shopify espera que las nuevas políticas eliminen aproximadamente 10,000 eventos de calendario de los calendarios de los empleados.

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Si la gente no cumple, aunque Nejatian dice que cree que lo harán, tiene otras ideas que la empresa puede instituir. Una es desembolsar un “presupuesto” de horas de reunión a los gerentes que no pueden exceder; otra es agregar un contador en la esquina superior derecha de las pantallas de videoconferencia de los trabajadores para recordarles cuál es el costo, o valor en dólares, del tiempo de los participantes mientras están en la reunión.

“Podemos hacer algunos de ellos si no funciona, pero soy muy, muy optimista al respecto”, dice Nejatian.

“El recurso más importante que tenemos es el tiempo de los contribuyentes individuales. Las empresas se construyen incorrectamente en torno al tiempo del gerente en lugar del tiempo del hacedor”, dice. Y agrega: “Creemos que es importante forzar el cambio. Construyes un músculo al hacerlo”.

*Con información de Forbes US

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